Toplantılar, iş hayatında önemli bir iletişim ve işbirliği aracıdır. Ancak, toplantıların zaman zaman uzun ve verimsiz olması, çalışanların motivasyonunu düşürebilir ve şirketin başarısını olumsuz yönde etkileyebilir. İyi bir toplantı yönetimi, toplantıların verimli ve etkili bir şekilde yapılmasına yardımcı olabilir.
Verimli ve etkili toplantılar yapmak için aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekir.
- Amaç belirleyin ve gündemi hazırlayın: Toplantı yapmak için geçerli bir nedeniniz olsun. Toplantının amacını belirleyin ve gündem maddelerini önceden hazırlayın. Gündem, toplantının verimli ve etkili bir şekilde yapılmasına yardımcı olacak ve katılımcıların hazırlıklı olmasını sağlayacaktır.
- Katılımcıları doğru seçin: Toplantıya katılacak olan kişileri doğru seçin. Katılımcıların toplantıda aktif bir şekilde yer almaları ve toplantının amacına uygun katkıda bulunmaları önemlidir. Konuyla ilgisi olmayan kişileri toplantıya çağırmayın. Sorun çözmeniz yada karar almanız gerekiyorsa en fazla 8 kişi çağırın. Çok kişinin katılarak yaratacağı sorunlar çözülmesi gereken sorunlardan fazla olabilir. Eğer beyin fırtınası ise 18 kişiye kadar çağırabilirsiniz.
- Zamanlama konusunda dikkatli olun: Toplantıyı yapacağınız zamanı ve süreyi doğru belirleyin. Toplantının zamanı, katılımcıların müsait olduğu bir zamana denk gelmelidir. Ayrıca, toplantının süresi de belirlenmeli ve gündem maddelerinin tamamının işlenmesi için yeterli zaman ayrılmalıdır. Eğer toplantıya henüz gelmeyen varsa siz yine de toplantıya zamanında başlayın. Geç kalan kişiler toplantıya katıldıklarında konunun başına dönmeyin, kaldığınız yerden devam edin.
- Toplantıda disiplini koruyun: Toplantıda disiplini koruyun. Gündem dışı konulara izin vermeyin ve katılımcıların konuşma sürelerini sınırlayın. Ayrıca, toplantının başında ve sonunda katılımcılara toplantı kuralları hakkında bilgi verin.
- Etkili bir iletişim sağlayın: Toplantıda etkili bir iletişim sağlayın. Katılımcıların görüşlerini ve önerilerini serbestçe ifade edebilmeleri için bir tartışma ortamı yaratın. Ayrıca, toplantı sonunda aldığınız kararları ve eylem planlarını yazılı hale getirin ve katılımcılara dağıtın. Toplantının amacı bir karar almaksa bunu tüm katılımcılara söyleyin ve anladıklarından emin olun. Bir karara bağlanmayan ve toplantı süresince boşa zaman geçirilen bir çok toplantıya şahit oldum.
- Toplantı sonunda geri bildirim isteyin: Toplantı sonunda katılımcılardan geri bildirim isteyin. Toplantının verimli ve etkili bir şekilde yapılması için nelerin iyi olduğunu ve neyin geliştirilmesi gerektiğini tartışın. Konuşulan tüm konuları özetleyip tüm katılımcılara teşekkür ederek toplantınızı bitirin.
Bir çok toplantı amacına ulaşmadan sonlanmaktadır. Bunun bir çok nedeni olabilir.
Örneğin bazı katılımcılar toplantı konusunun önemsiz bir kısmına takılıp sürekli aynı konuyu açarak toplantıdaki tüm katılımcıları rahatsız edebilir ve modlarını düşürebilir. Buda toplantının amacına ulaşmadan sonuçlanmasına sebep olabilir.
Toplantı konusu çok önemli değilse ve toplantı dışında diğer iletişim kanalları kullanılarak da halledebilecek bir mesele ise katılımcılar toplantıdan soğuyabilir. Sırf takvimini ve gününü doldurmak için söyleyeceği birkaç cümleyi bile toplantıda belirtmek isteyen ve toplantı düzenlemek isteyenleri de görmüşlüğüm var 🙂
Eğer kişiler arasında fikir ayrılıkları varsa oy çokluğu ile karar alabilirsiniz. Oy çokluğu dışında kararın lider tarafından verildiği toplantılarda mevcuttur. Hatta bazen liderin aldığı kararlar diğer katılımcılar tarafından oy çokluğu ile alınan kararlardan daha çok benimsenebilir.